Politique de confidentialité

BookingHub est une plateforme de réservation en ligne exploitée par BookingHub inc., une entreprise établie à Montréal, au Québec, Canada. Dans la présente politique, « BookingHub », « nous » et « notre » désignent BookingHub inc.

La présente politique s'applique à toutes les personnes qui utilisent BookingHub : les visiteurs de notre site Web, les personnes qui réservent des rendez-vous (les « clients »), les entreprises et les membres de leur équipe, ainsi que les personnes qui posent leur candidature à un emploi chez nous.

Lorsque vous créez un compte, utilisez notre site Web, communiquez avec notre équipe de soutien ou posez votre candidature à un emploi, BookingHub détermine l'utilisation de vos renseignements et en est responsable en vertu de la présente politique.

Lorsqu'une entreprise utilise BookingHub pour prendre des réservations, c'est l'entreprise qui détermine les renseignements qu'elle demande à ses clients (par exemple au moyen d'un formulaire d'accueil) et qui est responsable de ces renseignements. Dans ce cas, BookingHub traite les renseignements pour le compte de l'entreprise, uniquement pour fournir le service demandé par celle-ci, et conformément à la présente politique. Si vous avez une question au sujet des renseignements qu'une entreprise détient à votre sujet, veuillez d'abord communiquer avec cette entreprise. Nous l'aiderons à vous répondre.

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires au fonctionnement de BookingHub.

• Renseignements de compte : votre nom, votre adresse courriel, votre mot de passe (conservé sous forme protégée et hachée par notre fournisseur d'authentification) ou votre identité de connexion Google, votre langue de préférence et, si vous choisissez de les ajouter, votre numéro de téléphone et votre photo de profil.
• Renseignements de réservation : les rendez-vous, cours, réservations et services que vous réservez, leurs dates et heures, le nombre de personnes, les notes, les annulations et modifications, ainsi que vos préférences de rappel.
• Réponses aux formulaires d'accueil : les réponses que vous donnez aux questions posées par une entreprise avant votre rendez-vous. Certaines entreprises, comme les cliniques de santé, peuvent poser des questions sur votre santé. Ces questions sont déterminées par l'entreprise, et vos réponses ne sont communiquées qu'à cette entreprise.
• Messages : les messages que vous échangez avec une entreprise au moyen de BookingHub.
• Renseignements sur l'entreprise : pour les comptes d'entreprise, le nom, l'adresse, la description, les photos, les profils des membres de l'équipe, les services, les prix, les heures, les disponibilités et les paramètres de l'entreprise.
• Renseignements de paiement : lorsque vous payez une entreprise au moyen de BookingHub, le paiement est traité par Stripe. Nous recevons le montant, l'état du paiement, les frais de plateforme que BookingHub conserve sur celui-ci (1 % du paiement, comme le prévoient nos Conditions d'utilisation) et les renseignements limités nécessaires à la gestion des remboursements et des registres. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte complet.
• Renseignements d'agenda : si un membre d'une entreprise connecte Google Agenda, Calendrier Apple, Outlook ou un autre calendrier au moyen de son lien de partage, ou crée un lien d'abonnement au calendrier, les renseignements décrits à la section 7.
• Conversations de soutien : ce que vous écrivez à notre assistant en ligne ou à notre équipe, la page que vous consultiez et, si vous demandez à parler à une personne, votre nom et votre adresse courriel.
• Candidatures : les renseignements et les fichiers que vous soumettez lorsque vous posez votre candidature, comme votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre lieu de résidence, vos liens de profil, votre CV, votre lettre de présentation et vos réponses à nos questions.
• Récompenses et infolettre : votre solde et votre historique de points auprès de chaque entreprise qui offre un programme de récompenses, ainsi que votre adresse courriel si vous vous abonnez à nos nouvelles.
• Renseignements sur le site Web et renseignements techniques : les pages que vous consultez, la date et l'heure, un type d'appareil général, votre pays, les détails de campagne contenus dans le lien que vous avez suivi (comme utm_source ou utm_campaign) et le site Web qui vous a dirigé vers nous. Nous recevons aussi des rapports techniques lorsqu'une erreur survient sur le site. Nos fournisseurs d'hébergement et de sécurité traitent les adresses IP pour diffuser et protéger le site Web; nous ne conservons pas les adresses IP dans nos propres statistiques.

• Fournir BookingHub : créer et gérer les comptes, prendre et gérer les réservations, afficher les disponibilités, et traiter les paiements et les remboursements.
• Envoyer des messages de service : confirmations de réservation, rappels, alertes de liste d'attente, avis d'annulation et réponses aux messages, par courriel et, si vous le choisissez, par texto.
• Faire fonctionner les fonctions activées par une entreprise, comme la liste d'attente d'annulation, la messagerie avec les clients, les récompenses, les formulaires d'accueil et les liens Google Meet pour les rendez-vous virtuels.
• Vous offrir du soutien : répondre à vos questions, examiner les problèmes et, lorsque vous demandez de l'aide, accéder à votre compte de la manière décrite à la section 8.
• Évaluer les candidatures et communiquer avec les candidats.
• Assurer la sécurité de BookingHub : prévenir la fraude et les abus, faire respecter nos conditions d'utilisation et journaliser l'accès aux renseignements personnels.
• Comprendre et améliorer BookingHub à l'aide de statistiques qui ne vous identifient pas.
• Vous envoyer notre infolettre, uniquement si vous y êtes abonné.
• Respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins de publicité sur d'autres sites Web.

Notre assistant en ligne est automatisé et fonctionne selon des règles : il choisit des réponses rédigées à l'avance aux questions courantes. Il ne prend aucune décision à votre sujet. Un membre de notre équipe est toujours disponible sur demande.

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels avec votre consentement. Pour certaines utilisations, votre consentement découle de votre demande : par exemple, lorsque vous réservez un rendez-vous, nous utilisons vos coordonnées pour le confirmer et vous le rappeler. Pour les utilisations facultatives, comme les rappels par texto, le témoin d'analyse décrit à la section 13 et notre infolettre, nous demandons votre consentement exprès.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Le retrait de votre consentement peut nous empêcher d'offrir certaines fonctions.

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement dans les situations suivantes :

• À l'entreprise avec laquelle vous réservez : les détails de votre réservation, vos coordonnées, vos réponses aux formulaires d'accueil et vos messages sont communiqués à cette entreprise afin qu'elle puisse vous offrir votre rendez-vous.
• À nos fournisseurs de services, qui traitent les renseignements pour notre compte et uniquement aux fins énumérées à la section 9.
• Avec votre consentement ou à votre demande, par exemple lorsque vous connectez Google Agenda.
• Lorsque la loi l'exige, par exemple pour répondre à une ordonnance valide d'un tribunal, ou pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de nos utilisateurs ou de BookingHub.
• Dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs, auquel cas la partie qui reçoit les renseignements doit les protéger selon des conditions au moins aussi protectrices que la présente politique.

La connexion d'un calendrier est facultative et offerte aux comptes d'entreprise. Lorsqu'un membre d'une entreprise connecte Google Agenda :

• Nous demandons l'accès à la portée calendar.events.
• Nous lisons l'heure de début, l'heure de fin et le statut occupé ou libre des événements afin que les périodes occupées bloquent les disponibilités sur BookingHub. Si le propriétaire active le paramètre facultatif d'affichage des détails, nous lisons aussi le titre des événements pour l'afficher dans son propre agenda privé.
• Si l'entreprise offre des rendez-vous virtuels, nous créons, modifions et supprimons un événement d'agenda pour chacune de ces réservations afin de générer un lien Google Meet et d'envoyer une invitation au client.
• Nous ne lisons pas les descriptions des événements, les listes de participants ni tout autre contenu des événements, à l'exception des événements que nous créons nous-mêmes pour les réservations virtuelles.
• Les données d'agenda ne sont jamais affichées aux clients, jamais utilisées à des fins publicitaires et jamais communiquées à des tiers, sauf dans la mesure nécessaire pour fournir les fonctions décrites ci-dessus.
• Le membre peut déconnecter Google Agenda en tout temps à partir des paramètres de BookingHub. Nous cessons alors d'accéder à l'agenda et supprimons les périodes occupées que nous en avions importées.

L'utilisation et le transfert, par BookingHub, des renseignements reçus des API de Google respectent la politique Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Lorsqu'un membre d'une entreprise connecte Calendrier Apple (iCloud), il se connecte avec son identifiant Apple et un mot de passe pour app qu'il crée dans son compte Apple. Nous ne recevons jamais son mot de passe Apple principal. Le mot de passe pour app est chiffré avant d'être conservé et sert uniquement à lire l'heure de début, l'heure de fin et le statut occupé ou libre des événements des calendriers que le membre choisit, ainsi que le titre des événements si le paramètre facultatif ci-dessus est activé. Nous n'ajoutons, ne modifions et ne supprimons jamais rien dans Calendrier Apple. La déconnexion à partir de BookingHub supprime le mot de passe conservé et les périodes occupées importées, et le membre peut aussi révoquer le mot de passe en tout temps depuis son compte Apple.

Lorsqu'un membre d'une entreprise connecte Outlook, il se connecte avec son compte Microsoft et accorde l'autorisation Calendars.Read, qui est en lecture seule. Nous lisons l'heure de début, l'heure de fin et le statut libre ou occupé des événements de son calendrier par défaut, ainsi que le titre des événements si le paramètre facultatif ci-dessus est activé. Nous n'ajoutons, ne modifions et ne supprimons jamais rien dans Outlook. L'accès que Microsoft nous accorde est chiffré avant d'être conservé. La déconnexion à partir de BookingHub le supprime, ainsi que les périodes occupées importées, et le membre peut aussi retirer BookingHub des applications connectées à son compte Microsoft en tout temps.

Un membre peut aussi connecter tout autre calendrier en collant son lien de partage (une adresse .ics ou webcal), par exemple de Proton, Fastmail, Yahoo ou un calendrier Outlook publié. Nous consultons ce lien pour lire l'heure de début, l'heure de fin et le statut libre ou occupé de ses événements, ainsi que le titre des événements si le paramètre facultatif ci-dessus est activé. Le lien est chiffré avant d'être conservé et n'est jamais affiché de nouveau ni communiqué. Le retirer de BookingHub le supprime, ainsi que les périodes occupées importées.

Un membre peut aussi créer un lien privé d'abonnement au calendrier afin que sa propre application de calendrier, comme Calendrier Apple, Google Agenda ou Outlook, affiche ses réservations BookingHub, y compris le nom des clients, les services, les heures et les numéros de téléphone. Toute personne qui détient ce lien peut voir ces renseignements. Le lien n'est affiché qu'au membre et aux gestionnaires de son entreprise, et il peut être réinitialisé en tout temps, ce qui désactive l'ancien lien.

Notre équipe peut accéder à un compte d'entreprise pour offrir du soutien technique lorsque l'entreprise demande de l'aide, ou lorsque cela est nécessaire pour maintenir ou sécuriser la plateforme. Chaque séance d'accès est journalisée, et l'entreprise reçoit par courriel un résumé des modifications apportées. Nous n'accédons pas aux renseignements des clients à d'autres fins.

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants pour exploiter BookingHub. Chacun est lié par ses propres engagements en matière de confidentialité et ne traite les renseignements que pour nous fournir son service.

• Supabase : base de données, authentification et stockage de fichiers, hébergés au Canada.
• Vercel : hébergement du site Web et mesure de la performance.
• Resend : envoi des courriels transactionnels.
• Twilio : envoi des textos.
• Stripe : traitement des paiements. Les entreprises connectent leur propre compte Stripe.
• Google : connexion facultative avec Google, Google Agenda et Google Meet.
• Apple : connexion facultative à Calendrier Apple au moyen d'iCloud.
• Microsoft : connexion facultative aux calendriers Outlook.
• Sentry : rapports d'erreurs techniques, afin que nous puissions corriger les problèmes.

Notre base de données principale et les fichiers que vous téléversez sont conservés au Canada. Certains de nos fournisseurs de services peuvent traiter des renseignements personnels à l'extérieur du Québec et du Canada, principalement aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieront d'une protection adéquate, et nous nous appuyons sur des engagements contractuels avec nos fournisseurs. Les renseignements traités dans un autre pays peuvent être assujettis aux lois de ce pays.

• Renseignements de compte et de réservation : tant que votre compte est actif. Lorsque vous supprimez votre compte, votre profil est dépersonnalisé immédiatement. Les dossiers de réservation qu'une entreprise doit conserver restent auprès de celle-ci, sans les détails de votre profil.
• Conversations de soutien : jusqu'à 24 mois, puis elles sont supprimées.
• Candidatures : le temps nécessaire pour évaluer votre candidature au poste visé et à des postes semblables, et au plus 24 mois après la fermeture du poste, à moins que vous ne nous demandiez de les supprimer plus tôt.
• Registres de paiement : aussi longtemps que l'exigent les lois fiscales et comptables.
• Connexions de calendrier : jusqu'à ce que le membre déconnecte le calendrier. Les identifiants conservés et les périodes occupées importées sont alors supprimés.
• Statistiques du site Web : conservées sous une forme qui ne vous identifie pas.
• Journaux de sécurité : aussi longtemps que nécessaire pour protéger la plateforme et respecter nos obligations légales.

Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les rendons anonymes.

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité. Elles comprennent le chiffrement en transit et au repos, des contrôles d'accès qui limitent chaque personne et chaque entreprise aux renseignements qu'elle est autorisée à consulter, la journalisation de l'accès aux renseignements personnels, un stockage privé des fichiers téléversés avec des liens de téléchargement à durée limitée, et un accès de notre personnel uniquement lorsque cela est nécessaire.

Aucun système n'est parfaitement sécuritaire. En cas d'incident de confidentialité, nous prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice, nous consignons l'incident dans un registre, et nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux.

Nous utilisons un petit nombre de témoins internes et de technologies semblables de stockage dans le navigateur. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires de tiers ni de suivi entre les sites.

• Les témoins essentiels vous gardent connecté, retiennent votre langue et vos préférences, et protègent le site. Ils sont nécessaires au fonctionnement de BookingHub.
• Un témoin de session (bh_sess) dure 30 minutes à compter de votre dernière activité. Il contient un identifiant de session aléatoire et, si vous êtes arrivé par une publicité, les détails de campagne contenus dans ce lien. Il ne vous identifie pas personnellement.
• Un témoin d'analyse (bh_vid) est désactivé à moins que vous ne l'activiez. Il contient un identifiant aléatoire pendant au plus 90 jours afin que nous puissions reconnaître un navigateur qui revient. Le désactiver le supprime immédiatement.
• Notre assistant en ligne conserve la conversation en cours dans le stockage de session de votre navigateur. Elle est effacée lorsque vous fermez l'onglet, vous déconnectez ou mettez fin à la conversation.
• L'outil de mesure de la performance de notre hébergeur n'utilise pas de témoins.

Vous pouvez modifier vos choix en tout temps à partir du lien Préférences de témoins au bas de chaque page. Lorsque vous créez un compte d'entreprise ou vous inscrivez à une liste d'attente, nous conservons les détails de campagne de votre session avec ce dossier afin de savoir comment vous nous avez connus.

Sous réserve de la loi, vous avez le droit :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de faire rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• de faire supprimer vos renseignements;
• de retirer votre consentement;
• de recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de les faire transmettre à une autre organisation;
• de nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements ou de les désindexer lorsque la loi le permet;
• d'être informé de toute décision prise à votre sujet uniquement au moyen d'un traitement automatisé. BookingHub ne prend pas de telles décisions.

Vous pouvez télécharger ou supprimer vos renseignements vous-même à partir des paramètres de votre compte. Vous pouvez aussi nous écrire à contact@bookinghub.ca en indiquant « Demande relative à la confidentialité » en objet. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de 30 jours, et ces demandes sont gratuites.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

BookingHub ne s'adresse pas aux enfants de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur. Un parent ou un tuteur peut réserver un rendez-vous au nom d'un enfant.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements personnels chez BookingHub et à l'application de la présente politique. Vous pouvez joindre cette personne à contact@bookinghub.ca en indiquant « Responsable de la protection des renseignements personnels » en objet, ou par la poste à BookingHub inc., Montréal (Québec), Canada.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de changements apportés à BookingHub ou à la loi. Lorsque nous apportons une modification importante, nous en avisons les utilisateurs inscrits par courriel avant son entrée en vigueur. La date d'entrée en vigueur indiquée en haut de cette page correspond à la dernière mise à jour.